Почасовое пользование пакета «Совещание» (Saatlik)

Почасовое пользование пакета «Совещание»

По желанию вы можете использовать конференцзал для групп численностью от 10 до 150 человек при организации любых мероприятий и пользоваться при этом такими услугами как кофе-брейк, обеды и ужины с 08.00 до 21:00 часов. Для этого вы можете сделать запрос на почту info@ramadaistanbulasia.com или по телефону +90 216 474 98 00.

Для организации удачного совещания на что мы должны обратить внимание?

  1. Кроме экстренных случаев, время проведения совещания всегда необходимо сообщать заранее. Таким образом, участники совещания смогут спланировать свою рабочую программу соответственно времени совещания. Иначе, заранее сделанные планы будут нарушены, программа не выполнена, вследствие чего появится ненужный стресс.
  2. Необходимо сообщать место проведения совещания. Для того, чтобы участник совещания мог заранее спланировать время, которое он может потратить на дорогу, и прибыть на совещание вовремя. Порядок размещения сидячих мест также должен быть спланирован заранее. К примеру, если во время совещания будет использована доска, нужно убедиться, что ее будет видно с любого сидячего места.
  3. Тема совещания должна быть понятна и ясна. К примеру, «Рекомендации для проекта Х». Ну и конечно, к заголовку темы совещания должны быть приложены объяснительные заметки, чтобы участник мог заранее подготовиться по определенной теме. Еще до совещания участник сможет исследовать тему, подумать над ней, чтобы таким образом совещание прошло более продуктивно.
  4. Участники должны знать почему они приглашены на совещание, чего именно от них ждут. Может быть, будет сделано всего лишь публичное объявление чего-либо, либо будет проведена консультация и оценка идеи, либо потребуется найти информацию для прояснения определенной ситуации, — возможных сценариев крайне много.Для организатора совещания особенно важно дать понять каждому из участников зачем именно он там находится. Если вы заметили, мы даже еще не приступили к теме проведения самого совещания. увидели как важна основательная подготовка, а теперь приступим к самому совещанию.
  5. Часовые совещания должны начинаться вовремя. Конечно же, могут быть экстренные ситуации, но снизить возможные риски до минимума в наших руках. Если подготовка сделана основательно, причин для запоздания совещания не останется.
  6. В начале совещания необходимо сообщить его цель и краткий план его проведения. То есть у каждого совещания должен быть план проведения. Участники должны знать о чем будет идти речь и какого рода вывод должен быть сделан. К примеру, ко вниманию участников будет представлено решение проблемы Y в проекте X, по ходу совещания будут выслушаны другие версии решения этой проблемы, в конце совещания должно быть выбрано лучшее решение.
  7. Опять же в начале, очень критично определить «Главное Правило» вместе с участниками. Что же такое «Главное Правило»? Можно представить себе, что речь идет о правилах игры. К примеру: во время совещания звук на телефонах будет отключен, на совещание с ноутбуком приходить нельзя, если во время завещания какая-либо дискуссия затянется, тема будет записана и отложена на потом (Техника «Parking Lot»). Короче говоря, «Главное Правило» это все те правила, которые помогут провести максимально продуктивное совещание.
  8. Во время совещания необходимо отметить сколько именно времени должно быть отведено на каждый пункт. Решения, которые будут приняты после обсуждения, конечно, крайне важны. В этом случае главным моментом является метод принятия решений. К примеру, при выборе одного из предложенных решений можно использовать технику «Dot Voting». Что же такое «Dot Voting»? Сразу объясним: скажем, у нас на руках пять предложений для разрешения ситуации и мы хотим выбрать из них одно или хотя бы разместить в порядке предпочтения. Тогда мы раздаем участникам по 5 стикеров в виде точки и просим приклеить их к доске со списком предложений в том количестве, каком они сами захотят. Таким образом, мы принимаем во внимание мнение каждого из участников и принимаем общее решение.
  9. В конце совещания необходимо выделить время для обзора прошедшего совещания. Этот метод очень полезен для повышения продуктивности следующего совещания. Необходимо найти ответ на вопросы «Что мы хорошего сделали на этом совещании, что мы можем сделать лучше на следующем?» и получить обратную связь от участников. Также важно развивать рубрику «Главное Правило», узнавать и применять удачные к нему дополнения.
  10. В конце совещания должны быть сделаны выводы, о которых сообщат участникам. Больше всего игнорируют именно этот момент. После совещания все ведут себя так, как будто никакого совещания и не было вовсе. Почему? Ведь это самый приятный момент совещания, мы достигли цели, успокоились, можно бы и отпраздновать. Ведь сделанные во время совещания выводы натуральным образом подведут нас к теме и задачам следующего совещания. И об этих выводах должны знать все участники, чтобы и они могли владеть этим источником рабочей пользы. К тому же это отличный способ держать всех участников совещания в одном настроении.

Это всё по теме часового совещания.

 

Leave a Comment