استخدام غرفة الاجتماعات بالساعة (Saatlik Toplantı)

استخدام غرفة الاجتماعات بالساعة
يمكنك استخدام غرفة الاجتماعات الخاصة بنا لاجتمعات التي تضم من 10 إلى 150 شخصًا ، بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الاستفادة من خدمة الشاي / القهوة المجانية الخاصة بنا ، ويمكنك الاستمتاع بخدمات الغداء أو العشاء القائمة الثابتة بين الساعة 8:00 صباحاً وحتى الساعة 9:00 مساءً. بالنسبة لطلبات استخدام قاعات الاجتماعات الخاصة بك كل ساعة ، info@ramadaistanbulasia.comيمكنك مراسلتنا على أو يمكنك الاتصال بنا على0089 474 216 09+
ما الذي تبحث عنه في اجتماع جيد؟
1. يجب إخبار المشاركين بموعد الاجتماع مسبقًا ، ما لم يكن هناك وضع استثنائي. بهذه الطريقة ، يمكن للحاضرين إنشاء وقت للاجتماع مع الأخذ في الاعتبار إجراءات أعمالهم. وإلا يجب عليهم أن يختتموا ، وأن يتركوا مهمة أخرى غير منتهية، ويفقدون التركيز ، ويصبحون في ضغوطاً
2. يجب مشاركة الموقع مع الحاضرين قبل ذلك ، بحيث يمكن حضور الحضور الاجتماع في الوقت المحدد. غير ذلك؛ الغياب والوافدين في وقت متأخر والمكالمات المتأخرة عن الموقع سيكون لا مفر منه. يجب إجراء ترتيبات الجلوس مسبقاً ويجب إخطار الحاضرين وفقاً لذلك. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لاستخدام لوحة ، فيجب أن يكون كل مقعد في موضع يسمح للمشاهدين برؤيته.
3. يجب أن يكون موضوع الاجتماع مفهوما. على سبيل المثال: “توصيات للمشروع” ، وبالطبع يجب شرح العنوان بشكل أكثر تفصيلاً بحيث يمكن للمشاركين الاستعداد مسبقًا. وبهذه الطريقة ، سيقومون بإجراء البحوث اللازمة وسيكون لديك اجتماع مثمر.
4. . يجب أن يعرف الحاضرون سبب دعوتهم إلى هذا الاجتماع ويجب أن يعرفوا ما هو متوقع منهم. هناك العديد من السيناريوهات المحتملة: ربما سيكون هناك إعلان ، ربما سيكون هناك تصديق ، ربما سيكون هناك تبادل المعلومات ، ربما سيطلب منهم تقييم … هذا مهم جدا ، خاصة بالنسبة للمنظم. إذا كنت قد أدركت ، فهذه لا تزال إرشادات حول “قبل” الاجتماع ، يمكنك معرفة مدى أهمية الإعداد الأولي للاجتماع المثمر. دعنا ننتقل إلى الاجتماع.
5. يجب أن يبدأ الاجتماع الساعة في الوقت المحدد ، وبالطبع قد يكون هناك حالات استثنائية. ومع ذلك ، الحد من المخاطر هو في سيطرتك. إذا تم اتخاذ التدابير اللازمة ، فسيتم الاجتماع بسلاسة قدر الإمكان..
6. في البداية ، يجب شرح الغرض من الاجتماع ومساره بشكل موجز. وبعبارة أخرى ، يجب أن يكون هناك جدول أعمال مخطط مسبقاً أو مخطط للاجتماع. يجب إخطار المشاركين باختصار بالمواضيع التي سيتم التدقيق فيها وأي نوع من النتائج المتوقعة. على سبيل المثال: “سنقدم الحل لمشكلة Y في مشروع X ، وفي وقت لاحق ، سنستمع إلى اقتراحات الحلول الجديدة ، وفي النهاية ، سننهي الاجتماع بعد تحديد الحل المناسب للاستخدام.
7. مرة أخرى ، في البداية ، من الأهمية أن يتم مناقشة “القواعد الأساسية” مع الحاضرين. ما هي “القواعد الأساسية”؟ يمكننا التفكير فيها كقواعد أساسية للعبة. على سبيل المثال: يجب على الحاضرين وضع هواتفهم في الوضع الصامت أثناء الاجتماع ، ولا يجب على الحاضرين إحضار أجهزة الكمبيوتر إلى الاجتماع ، إذا لم يتم حل المشكلة لفترة طويلة ، يجب الإشارة إليها وحضورها لاحقًا (طريقة موقف السيارات). باختصار ، مع أخذ الجمهور في الحسبان ، يمكن تعريف العديد من الأشياء التي يمكن أن تحافظ على إنتاجية الاجتماع على أنها قواعد أساسية..
8. وخلال الاجتماع ، يجب مناقشة كل مسألة تم شرحها بإيجاز في البداية بالنظر إلى الحد الزمني. القرارات التي اتخذت بعد المناقشات هي أيضا حرجة للغاية. هناك العديد من أدوات صنع القرار التي يمكن أن تكون مفيدة في هذه المرحلة. على سبيل المثال ، يمكن استخدام تقنية Dot Voting عندما يتم اختيار اقتراح مقدم كحل. ما هي تقنية التصويت بعد ذلك؟ لنفترض أن لدينا 5 اقتراحات للحلول وكمجموعة ، نريد اختيار واحد أو على الأقل تحديد أولوياتها. نعطي كل 5 نقاط لزجة ونطلب منهم الالتزام بهذه النقاط على الاقتراحات المقدمة على السبورة حسب رأيهم. بهذه الطريقة سنرى رأي كل من يصادفها ونجد أرضية مشتركة.
9. يجب حجز بعض الوقت في نهاية الاجتماع لاستعراضه. هذا مفيد جدا لزيادة إنتاجية الاجتماعات اللاحقة. أسئلة مثل “ما هو جيد في هذا الاجتماع؟ ما الذي كان يمكن عمله بشكل أفضل؟ “يجب الإجابة عليه ويجب أخذ ملاحظات الحاضرين. يجب أن تكون القواعد الأساسية المحددة سلفا مفتوحة للنقد والتحسين. إذا تم قبول اقتراح جديد بالإجماع ، فيجب إضافته إلى القواعد الأساسية.
10. يجب مشاركة النتائج مع الحاضرين بعد الاجتماع ، هذه واحدة من المشاكل الرئيسية التي يواجهها الناس. عندما ينتهي الاجتماع ، لا تتصرف كما لو لم يحدث أو أنه انتهى هناك. لا تراها كعبء ؛ انتهيت من الاجتماع ، ووصلت إلى الهدف ؛ استرخ ، خذها. نتائج الاجتماعات الإنتاجية هي بالفعل مدخلات للمشاريع والأعمال والاجتماعات اللاحقة. بالنسبة إلى كل شخص يتم إبلاغه عن النتائج ، فإنه يعني أنه لديه مصدر للتشاور بشأن أي مشكلة قد يخطر بباله. إنها أيضًا طريقة رائعة للحصول على أرضية مشتركة أو جعل الجميع على نفس الصفحة.!
تنتهي ملاحظاتنا للاجتماعات كل ساعة هنا

Leave a Comment